En el año 2000 se asocian con grupo SONEPAR, una empresa situada en Francia que hoy por hoy es líder en la materia a nivel mundial; actualmente grupo ALCIONE posee una fuerza laboral de 550 empleados, cuentan con una planta de distribución de 17 mil metros cuadrados ubica-da en el valle de México, que ofrece servicio a sus 15 sucursales, cuyas instalaciones se encuentran en un rango de mil metros cuadrados cada una, distribuidas en la ciudad de México y en los estados de Guanajuato, Estado de México, Querétaro, Guerrero, Puebla, Jalisco y Morelos, siendo esta última cede donde tienen sus oficinas centrales; el mercado de esta empresa va desde el público en general y los instaladores hasta grandes e importantes constructoras.

El acercamiento tecnológico

Grupo ALCIONE siempre ha sido distinguido por su liderazgo en diferentes marcas de componentes eléctricos, sin embargo desde que incursionó no solo en la distribución de este material, sino en la apertura de venta al público en general mediante la comercialización a través de mostrador, su evolución ha sido exponencial, así lo dio a conocer el Lic. Miguel Ávila Núñez, Director de IT de grupo ALCIONE, quien agregó que en los últimos 5 años el crecimiento de la empresa ha sido de un 100 por ciento, "sabiendo esto SONEPAR a través del sistema de tecnología, sugiere el hecho de poder migrar de una aplicación que habíamos hecho en casa a un aplicativo empresarial, es decir un ERP" fue así como en el 2003 cinco proveedores fueron sometidos a un minucioso proceso para determinar la elección de la herramienta que se requería, definiéndose por Dynamics AX de Microsoft.

El Reto
	Migrar un sistema doméstico a un ERP robusto que cubriera las exigencias que tenía la empresa.

Una exhaustiva implementación.

Una vez definida la herramienta que requería grupo ALCIONE, comenzó un arduo trabajo de implementación, pues las exigencias y requerimientos de la empresa eran bastante considerables, "gracias al Partner ATX Business Solutions, bajo la dirección de Antonio Blanco, se logró la implementación. Debido al gran número de exigencias que tenia la empresa, el proceso duró 2 años", así lo expresó el Lic. Miguel Alejando Ávila Núñez, Director de IT de grupo ALCIONE, por el éxito que se logró con la implementación, jamás se tuvo la necesidad de regresar al anterior aplicativo, "Pudimos solventar nuestras necesidades dado que AX funciona en línea para todas las sucursales", actualmente el 90 por ciento de la empresa es operada mediante este ERP, desde la gestión de compras, pasando por todo el control de inventarios, hasta los procesos y control de venta final y finanzas.

Ejecutando el ERP

Parte de los procesos que se llevan a cabo mediante Dynamics AX en grupo ALCIONE, es el de cuentas por pagar a proveedores, además de todo el proceso comercial iniciando desde las cotizaciones, pedidos, remisiones y facturas, hasta el control de venta en caja para poder cobrar a los clientes en ventas de contado, también se lleva a cabo un proceso de control en ventas telefónicas y de mostrador. Un proceso más que se ejecuta mediante esta solución es la parte contable, financiera, presupuestos, activos fijos y cuentas por cobrar, "manejamos todo el proceso de lo que sería la logística a través de las transferencias y movimientos al inventario" comentó el Lic. Ávila Núñez, y explicó que también fue posible integrar el ERP en el proceso de corte de cable eléctrico, cuyos carretes son clasificados por sus diferentes calibres y en este caso la fuerza de ventas vía Dynamics AX, puede elegir el requerimiento específico del cliente.

"Manejamos todo el proceso de lo que sería la logística a través de las transferencias y movimientos al inventario"
"La información llega a la dirección de manera más oportuna"
"Creo que ningún otro programa pudiera saciar las necesidades que tenemos"
Lic. Miguel Ávila Núñez, Director de IT de grupo ALCIONE
 

Enfrentando los retos

Uno de los retos que se tenían tras la implementación de un ERP era contar con información oportuna y veraz para agilizar ciertos procesos, "nosotros hemos optimizado los cierres mensuales del día 15 de cada mes, esto es 15 días posteriores al cierre, lo hemos reducido a 8 días y por lo tanto la información llega a la dirección de manera más oportuna", aseguró Miguel Ávila.

Otro proceso crítico que se perseguía era gestionar las comisiones a la fuerza de venta a través de los márgenes de contribución de cada una de las ventas efectuadas "originalmente la forma como gestionábamos las comisiones era a través de lo vendido y lo cobrado, hoy día pagamos comisiones a nuestros vendedores a través de lo vendido, justa-mente con lo cobrado, más el margen de contribución por cada uno de las ventas que se gestan".

Controlando los procesos

Dada la relación que tiene la empresa con el grupo SONEPAR, grupo ALCIONE tiene la necesidad de enviar constantemente información a Francia, por lo tanto la forma como se ha podido administrar el catálogo de cuentas mediante Dynamics AX, ha permitido homogenizar los requerimientos del grupo a partir del catálogo de cuentas dimensional, "esta es otra de las áreas en la que hemos podido percibir mejoras, así mismo lo que vendrían a ser todos los procesos contables", comentó el Director de IT, pues abundó que las sucursales remotas gestan la cobranza y en las oficinas centrales se lleva a cabo la consolidación con los bancos a través tanto de los cobros como de reembolsos, toda esta información se registra de forma automática, de tal manera que mediante el ERP ha sido posible no solo tener un control de los gastos consolidados con los ingresos para poder empatarlo con los bancos, sino adicionalmente existe la posibilidad de que todo el control de operación de ventas también este registrado en la misma base de datos para que en automático pueda procesarse la información en el departamento de contabilidad

Explotando el ERP

Actualmente la dirección de grupo ALCIONE tiene de primera mano toda la información financiera que se genera al momento, de tal manera que se puede saber con precisión el número de operaciones que se efectúan al instante, pudiendo de esta forma monitorear las ventas en el transcurso del día; otra forma de explotar el ERP ha sido dando soluciones tanto a la gente del corporativo como a la fuerza de ventas que trabaja en campo, pues quienes salen a ruta tienen la posibilidad de conectarse al Dynamics AX de forma remota; comenta Ávila Núñez que en la actualidad sería muy complejo carecer de esta solución, pues la operación diaria de la empresa es tan compleja que se necesitaría la ayuda de varios programas para satisfacer sus necesidades,

 "yo creo que ningún otro programa pudiera saciar las necesidades que tenemos tan vastas por nuestra propia operación y sería prácticamente imposible si no tuviéramos una aplicación como esta y sobre todo con el crecimiento que a ultimas fechas hemos tenido".

Evaluando Dynamics AX

Actualmente grupo ALCIONE cuenta con 320 licencias de Dynamics AX que son utilizadas por un número similar de usuarios trabajando desde 15 lugares remo-tos, "yo me siento muy satisfecho con la tecnología que tiene Microsoft, Dynamics AX nos ha dado tecnológicamente como empresa y departamento de IT la independencia para poder responder rápidamente a lo que se requiere" así lo calificó el director de IT, quien aseguró que la interfaz que tiene el ERP les ha facilitado la vida y la interrelación con otros aplicativos que próximamente se implementarán "hay áreas en las que tenemos que crecer y creo que la tecnología que nos ofrece Microsoft puede ser suficiente como para poder cubrir nuestros requerimientos y dar iniciativas estratégicas a la dirección" por ello la empresa ha considerado que la inversión se ha visto reflejada en un costo beneficio muy importante, "se podría demostrar que empresas medianas como la nuestra pudieran estar empleando aplicativos de ERP de otras empresas y estoy seguro que les saldría mas caro no contar con una herramienta de Microsoft, en ese sentido creo que como empresa hemos percibido un ahorro importante", finalizó diciendo el Lic. Miguel Ávila Núñez, Director de IT de grupo ALCIONE.

"Me siento muy satisfecho con la tecnología que tiene Microsoft, Dynamics AX nos ha dado tecnológicamente como empresa y departamento de IT la independencia para poder responder rápidamente a lo que se requiere"
"La tecnología que nos ofrece Microsoft puede ser suficiente como para poder cubrir nuestros requerimientos y dar iniciativas estratégicas a la dirección"
Lic. Miguel Ávila Núñez,
Director de IT de grupo ALCIONE

Descargue archivo PDF